Privacyverklaring Showpony Productions

 

Showpony BV (“Showpony”) heeft deze privacyverklaring met betrekking tot de manier waarop we je (persoons)gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen, opgesteld om je te laten zien dat we de bescherming van je privacy serieus nemen. Alle informatie en (persoons)gegevens die je ons verstrekt blijven volledig vertrouwelijk.

 

In deze privacyverklaring informeren we je over de wijze waarop Showpony met je (persoons)gegevens en andere vertrouwelijke informatie omgaat. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verzameld door Showpony voor de diensten die we bieden. Met persoonsgegevens bedoelen wij persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 van de AVG. Showpony kwalificeert hierbij als “Verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).

 

In deze privacyverklaring kun je meer lezen over de volgende onderwerpen:

  1. Welkepersoonsgegevens verwerken we, voor welke doeleinden worden ze gebruikt, welke wettelijke grondslag is er voor de verwerking, hoelang bewaren we de gegevens en met wie delen we ze eventueel?
  2. Wanneer je je aanmeldt voor een intake op onze website;
  3. Wanneer je in ons bestand wordt opgenomen;
  4. Wanneer je je inschrijft voor de nieuwsbrief;
  5. Wanneer je contact met ons opneemt.
  6. Hoe worden je gegevens beschermd?
  7. Hoe lang worden je gegevens bewaard?
  8. Inzage, correctie en wijziging van je gegevens en andere rechten die jou toekomen
  9. Contactgegevens en wijzigingen aan deze privacyverklaring

 

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden worden ze gebruikt en met wie delen we ze eventueel?

 

In het kader van onze dienstverlening verwerkt Showpony verschillende (persoons)gegevens. Het hangt af van de manier waarop je gebruik maakt van onze dienstverlening, om welke gegevens het gaat. Hierna beschrijven we per soort gebruik welke gegevens we verwerken, waarom, met welke wettelijke grondslag en met welke andere partijen we de gegevens mogelijk delen. We delen de gegevens nooit zonder jouw toestemming met andere partijen dan die we hieronder noemen. Ook zullen we je gegevens nooit aan derde partijen verkopen.

 

In aanvulling op de hiervoor beschreven situaties waarin wij persoonsgegevens delen, worden Persoonsgegevens die Showpony verzamelt via gebruik van de website mogelijk gedeeld in geval van:

 

  • Een zakelijke overdracht: in geval van verkoop, fusie, reorganisatie of ontbinding van Showpony of een vergelijkbare situatie gerelateerd aan Showpony, kunnen persoonsgegevens onderdeel zijn van de over te dragen activa;
  • Wettelijke verplichtingen: indien dit wettelijk wordt vereist of indien oprecht overtuigd dat een dergelijke actie noodzakelijk is om (i) te voldoen aan een wettelijke verplichting (ii) om onze rechten of eigendom te beschermen en te verdedigen, (iii) in dringende situaties te handelen om de persoonlijke veiligheid van gebruikers van de website of het publiek te beschermen, of (iv) te beschermen tegen wettelijke aansprakelijkheid, worden persoonsgegevens geopenbaard of gedeeld.

 

  1. Wanneer je je aanmeldt voor een intake op onze website

Op het moment dat je graag van onze dienstverlening gebruik wil maken en je opgenomen wilt worden in ons bestand, kun je je via onze website www.showpony-productions.nl aanmelden voor een intake.  Om te kunnen beoordelen of wij jou uitnodigen voor een intake, vragen wij je de volgende gegevens in te vullen in een online formulier:

 

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Mobiel nummer
  • Geslacht
  • Woonplaats
  • Twee recente foto’s
  • Geboortedatum
  • Salariëring voorkeur
  • Uiterlijke kenmerken (lengte en confectiemaat)
  • Je motivatie waarom je graag in ons bestand wil worden opgenomen

 

Met welk doel:

Showpony maakt gebruik van je gegevens voor de volgende doeleinden:

  • We gebruiken de gegevens die je invult om te kunnen beoordelen of wij jou zullen uitnodigen voor een intake, oftewel, om te kunnen beoordelen of je, op jouw verzoek, van onze dienstverlening gebruik kunt maken.

 

Gedeeld met wie:

We delen deze informatie met:

  • Onze partner die fungeert als beheerder van ons onlinesysteem (“XPS”) waar je gegevens automatisch in terecht komen zodra je je aanmeldt, om ervoor te zorgen dat dit systeem technisch gezien naar behoren werkt.

 

Wettelijke grondslag:

  • Voordat wij je gegevens verwerken, vragen wij je om expliciete toestemming voor deze verwerking te geven middels het aanvinken van de daarvoor bedoelde checkbox in het aanmeldformulier op onze website. Indien je jouw toestemming niet hebt gegeven, kun je je helaas niet aanmelden via de website. Je kunt de door jou gegevens toestemming te allen tijde weer intrekken door ons te mailen op privacy@showpony-productions.nl.

 

Hoe lang bewaren we de gegevens

Indien je toestemming hebt gegeven, bewaren we de door jou aangeleverde gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt. In dit geval geldt:

  • Indien we besluiten je niet uit te nodigen voor een intake, worden je gegevens binnen 4 weken na die beslissing verwijderd;
  • Indien je wel wordt uitgenodigd voor een intake, maar daarna niet wordt ingeschreven in ons bestand, verwijderen we je gegevens eveneens binnen 4 weken na die beslissing;
  • Indien je wel wordt uitgenodigd voor een intake en ook wordt ingeschreven in ons bestand, bewaren wij je gegevens zolang je actief bent in ons bestand en tot het moment je wil worden uitgeschreven uit ons bestand. Op het moment dat je wil worden uitgeschreven, kun je simpelweg een e-mail sturen naar privacy@showpony-productions.nl. Wij zullen jouw account dan binnen 4 weken verwijderen. Indien je de wens hebt uitgesproken om slechts voor een bepaalde periode op de status inactief te staan, zullen wij je voor die periode op inactief zetten en behouden we dus jouw gegevens. Ook dit kun je aangeven middels het versturen van een e-mail naar privacy@showpony-productions.nl.

 

  1. Wanneer je in ons bestand wordt opgenomen

Wanneer je je hebt aangemeld voor een intake en wij naar aanleiding van deze intake besluiten om je in te schrijven en op te nemen in ons bestand, ontvang je van ons inloggegevens voor ons systeem XPS. Met deze gegevens kun je in XPS inloggen en jouw profiel beheren. Jouw wachtwoord kun je direct na de eerste keer inloggen zelf aanpassen.

 

In jouw profiel in XPS zie je de gegevens die je reeds bij jouw aanmelding via onze website hebt ingevuld. Vervolgens kun je in dit profiel nog meer gegevens invullen om jouw profiel compleet te maken. Je voert je gegevens zelf in en kunt deze, door in te loggen in je account, ook te allen tijde zelf wijzigen en/of verwijderen:

  • BSN*
  • Geboorteplaats, geboorteland*
  • Adresgegevens*
  • IBAN*
  • Curriculum vitae
  • Kopie Legitimatiebewijs*
  • Recente foto’s*
  • Indien je factureert: een ingevulde freelanceovereenkomst*
  • Indien je factureert: btw-nummer, KvK-nummer*
  • Huwelijke staat
  • Beroep, opleiding, rijbewijs ja/nee
  • Kwalificaties/vaardigheden
  • Beschikbaarheid
  • Uiterlijke kenmerken (lengte, gewicht, maten, haar, ogen, en overige look)
  • Talen (talen, accenten, zangstem)

 

De hierboven genoemde gegevens met een (*) zijn gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de door jou gevraagde diensten; de gegevens zonder (*) kun je zelf als optionele gegevens invullen, maar zijn niet noodzakelijk.

 

De gegevens, documenten en foto’s die je uploadt in XPS zullen alleen worden ingezien door Showpony en de hieronder beschreven personen.  Wij zullen deze documenten nooit verstrekken en/of verkopen aan derden.

 

Met welk doel:

Showpony maakt gebruik van je gegevens voor de volgende doeleinden:

  • We gebruiken de gegevens die je in je account opslaat om jou te kunnen voorstellen aan opdrachtgevers en daarna, als je wordt uitgekozen, je de werkzaamheden voor een opdrachtgever te laten doen. Oftewel, om onze dienstverlening en de overeenkomst die we met jou hebben uit te voeren;
  • We gebruiken je contactgegevens om contact met jou te hebben over jouw profiel/opdrachten e.d.;
  • We gebruiken jouw betaalgegevens, de kopie van het (afgeschermde) legitimatiebewijs en indien je factureert; de freelanceovereenkomst, om je (belastingtechnisch gezien) te kunnen uitbetalen voor de opdrachten die je via ons doet.

 

Gedeeld met wie:

We delen deze informatie met:

  • Onze partner XPS Logic die ons onlinesysteem beheert, om ervoor te zorgen dat dit systeem technisch gezien naar behoren werkt;
  • Onze accountant Wijnen Consultancy die voor ons de betalingen en andere boekhoudkundige werkzaamheden verricht;
  • Onze opdrachtgevers aan wie je voorstellen nadat jij je voor een opdracht beschikbaar hebt gesteld – in dit geval delen we alleen jouw voornaam en de eerste letter van jouw achternaam, je leeftijd, woonplaats en maximaal drie foto’s.

 

Wettelijke grondslag:

  • De verwerking van de bovenstaande gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening – oftewel om de overeenkomst die we met jou hebben uit te voeren;
  • Voor de verwerking van jouw BSN/kopie paspoort vragen we tevens je uitdrukkelijke toestemming wanneer je je bij ons aanmeldt via de website. Deze toestemming kun je te allen tijde weer intrekken via het verzenden van een e-mail aan privacy@showpony-productions.nl, let er echter wel op dat we jou in dat geval niet meer kunnen uitbetalen en je dus geen opdrachten meer via ons kunt doen.

 

Hoe lang bewaren we de gegevens

We bewaren de door jou aangeleverde gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt. In dit geval geldt:

  • Indien je bent ingeschreven in ons bestand, bewaren wij je gegevens zolang je actief bent in ons bestand. Op het moment dat je wil worden uitgeschreven uit ons bestand, kun je simpelweg een e-mail sturen naar privacy@showpony-productions.nl. Wij zullen jouw account dan binnen 4 weken verwijderen. Na verwijdering van jouw account bewaren wij slechts bepaalde gegevens, zoals jouw facturen, maar alleen zolang we daartoe wettelijk verplicht zijn (7 jaar);
  • Indien je de wens hebt uitgesproken om voor een bepaalde periode op de status inactief te staan, zullen wij je voor die periode op inactief zetten en behouden we dus jouw gegevens. Ook dit kun je aangeven middels het versturen van een e-mail naar privacy@showpony-productions.nl.

 

 

  1. Wanneer je je inschrijft voor de nieuwsbrief

 

Indien je je inschrijft voor onze nieuwsbrief, worden je persoonsgegevens gebruikt om je te informeren over onze diensten.

 

Je kunt je altijd uitschrijven voor de nieuwsbrief, via opt-out of door contact met ons op te nemen via privacy@showpony-productions.nl.

 

Welke gegevens:

We verwerken de volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam;
  • E-mailadres.

 

Met welk doel:

We maken gebruik van je gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Bezorgen nieuwsbrief.

 

Gedeeld met wie:

We delen deze informatie met:

  • De derde partijen die onze mailinglijsten beheren en de nieuwsbrieven versturen, zoals bijvoorbeeld Mailchimp.

 

Wettelijke grondslag:

  • Bij het inschrijven voor onze nieuwsbrief geef je ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van de bovenstaande gegevens door middel van een opt-in, zodat wij je de nieuwsbrief kunnen bezorgen. Je hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken door middel van het simpelweg versturen van een e-mail naar privacy@showpony-productions.nlof door afmelding via de uitschrijfknop die zich onderaan iedere nieuwsbrief bevindt.

 

Hoe lang bewaren we de gegevens

De gegevens die we verzamelen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, en in dit geval uiterlijk 2 jaar na het versturen van de laatste nieuwsbrief danwel na jouw opt-out verwijderd.

 

  1. Wanneer je contact met ons opneemt

 

Wanneer je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld door het stellen van een vraag over onze dienstverlening via info@showpony-productions.nl of een ander e-mailadres, of per telefoon, social media of post, gebruiken wij je persoonsgegevens om te reageren op je vraag. Wij registreren je vraag vervolgens in onze administratie, tenzij dat niet meer nodig is.

 

Welke gegevens:

We verwerken de volgende gegevens:

  • Je voor- en achternaam;
  • Afhankelijk van de wijze waarop je ons benadert: je telefoonnummer, e-mailadres en/of woonadres;
  • Eventuele door jou meegestuurde documenten;
  • Jouw vraag/opmerking en eventuele bijzonderheden die je ons daaromtrent doorgeeft.

 

Met welk doel:

Showpony maakt gebruik van je gegevens voor de volgende doeleinden:

  • We gebruiken de gegevens en eventuele informatie die je ons toestuurt om je vragen te beantwoorden en je te adviseren bij je vragen, bijvoorbeeld ten aanzien van onze diensten, uitbetalingen, jouw profiel of vragen over een bepaalde opdracht.

 

Gedeeld met wie:

We delen deze informatie met:

  • Eventuele partners zoals een opdrachtgever, om een vraag of klacht bij hen te controleren.

 

Wettelijke grondslag:

  • De verwerking van de bovenstaande gegevens is noodzakelijk om, afhankelijk van de reden waarom je contact met ons opneemt, je te adviseren of te helpen bij vragen en/of klachten.

 

Hoe lang bewaren we de gegevens

We bewaren de door jou aangeleverde gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt. In dit geval geldt:

  • Indien we jouw vraag direct kunnen beantwoorden en verder geen actie nodig is, verwijderen we jouw gegevens direct na onze reactie;
  • Indien we jouw vraag moeten bewaren omdat wel actie nodig is, bewaren we jouw gegevens alleen voor zolang nodig is om deze actie uit te voeren.

 

  1. Hoe worden je gegevens beschermd?

Wij begrijpen dat het veilig bewaren van je persoonsgegevens belangrijk is. De gegevens die in onze database zijn opgeslagen worden beschermd door gebruikmaking van gangbare en up-to-date elektronische beveiligingstechnieken, volgens de geldende normen voor beveiliging van gegevens.

 

Je krijgt alleen toegang tot je account in XPS als je je e-mailadres en je wachtwoord correct invult. Alle wachtwoorden zijn door middel van encryptie versleuteld en dus beschermd en nooit voor ons inzichtelijk. De sessietijd van ons systeem bedraagt altijd 30 minuten. Na 30 minuten wordt je dus automatisch uitgelogd.

 

Daarnaast is XPS beveiligd door middel van SSL-certificaten. Dit kun je herkennen door het groene slot-icoontje links van de URL in de adresbalk van je browser en aan de letters “HTTPS”. Alle gegevens en documenten die je via onze website verstuurt en ontvangt zijn daarmee versleuteld en niet te lezen door derden. Ook de uitwisseling van gegevens en documenten tussen onze websites en onze verwerkingspartners, zoals de beheerder van XPS, vindt plaats door middel van beveiligde verbindingen.

 

  1. Hoe lang worden je gegevens bewaard?

Showpony bewaart je gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, zie hierboven.

 

  1. Inzage en correctie van je gegevens en andere rechten die jou toekomen
  2. Inzage, correctie en verwijdering van je gegevens

De gegevens en documenten die je zelf hebt ingevuld c.q. geüpload in XPS zijn te allen tijde door jou in te zien, tevens kun je deze gegevens en documenten altijd zelf aanpassen en/of verwijderen.

 

Indien je dit wenst, kan Showpony je een overzicht verstrekken van de persoonsgegevens en documenten die bij ons bekend zijn. Indien de informatie onjuist blijkt te zijn, of het bewaren ervan in strijd blijkt met de geldende wet- en regelgeving, zullen we deze informatie corrigeren of op jouw verzoek verwijderen.

 

Verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kunnen op ieder moment worden ingediend door het sturen van een e-mail naar privacy@showpony-productions.nl. Showpony zal je gegevens dan na bevestiging binnen 4 weken verwijderen of aanpassen.

 

  1. Bezwaar maken

Indien je het niet eens bent met een bepaalde verwerking van jouw gegevens, kun je te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking via het versturen van een e-mail naar privacy@showpony-productions.nl. We zullen na ontvangst van je e-mail zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken, reageren op jouw bezwaar.

 

  1. Dataportabiliteit

Je hebt recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat je het recht hebt om de persoonsgegevens, die je aan ons hebt verstrekt, in een bruikbare vorm te ontvangen om deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Indien je je gegevens in een dergelijke vorm wilt ontvangen, kun je een e-mail versturen aan privacy@showpony-productions.nl. We nemen dan zo spoedig mogelijk contact met je op om te bespreken in welk formaat je de gegevens wilt ontvangen. We zullen na dit contact binnen 4 weken, en uiterlijk binnen 3 maanden indien het verzoek complex is, reageren op jouw verzoek en de gegevens verstrekken.

 

  1. Het intrekken van eerder gegeven toestemming

Indien je ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens, kun je deze toestemming te allen tijde intrekken door middel van het versturen van een e-mail naar privacy@showpony-productions.nl. We zullen je verzoek met betrekking tot intrekking van toestemming zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken beantwoorden en bevestigen.

 

  1. Het indienen van een klacht bij een Gegevensbeschermingsautoriteit

Indien je bedenkingen hebt over of je je zorgen maakt over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens, met inbegrip van de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens hebben verwerkt, kun je dit melden bij een gegevensbeschermingsautoriteit die bevoegd is om deze klachten aan te horen.

 

  1. Contactgegevens en wijzigingen aan dit beleid

Indien je contact met ons wil opnemen met betrekking tot vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, kan dat via de volgende contactgegevens:

 

Showpony BV

E-mailadres: privacy@showpony-productions.nl

Telefoonnummer: 020 494 01 00

Postadres: Asterweg 20 K2, 1031 HN Amsterdam

 

Deze privacyverklaring kan door Showpony van tijd tot tijd veranderd worden, indien nieuwe ontwikkelingen plaatsvinden en/of zij dit nodig acht. Indien Showpony inhoudelijke veranderingen doorvoert of daartoe wettelijk gehouden is, zullen we je voorafgaand aan deze verandering hierover berichten via het e-mailadres in je account in XPS of via een bericht op onze website. Neem deze privacyverklaring regelmatig door, vooral voordat je ons enige persoonsgegevens verstrekt. Deze privacyverklaring is voor het laatst op de hieronder aangegeven datum geüpdatet. Indien je onze website voortdurend blijft gebruiken na eventuele wijzigingen of herzieningen van deze privacyverklaring, zal uit dat gebruik jouw instemming met de voorwaarden van deze herziende verklaring blijken.

 

Deze privacyverklaring is bijgewerkt op 25 mei 2018.